Klantcase: Van losse oplossingen naar rust en overzicht

Branche: Installatietechniek / loodgietersbedrijf
Organisatie: Groeiend mkb-bedrijf
Uitdaging: Bestaande eigen oplossingen werkten nog, maar kostten steeds meer tijd en zorgden voor onrust
Oplossing: Werkprocessen en bestaande gegevens samengebracht in één centraal platform
Resultaat: Meer overzicht en rust, minder handmatig werk en een verwachte terugverdientijd binnen één jaar

Waarom veranderen als het huidige systeem nog werkt?

Dit loodgietersbedrijf werkte al jaren met verschillende eigen oplossingen. De medewerkers kenden de werkwijze, de benodigde informatie was beschikbaar en het bedrijf kon ermee vooruit.

De eerste reactie op een nieuw platform was dan ook begrijpelijk: waarom investeren in iets nieuws als we met onze huidige oplossingen ook verder kunnen?

Tijdens de inventarisatie bleek echter dat die vraag eigenlijk anders gesteld moest worden. Niet: werkt onze huidige manier nog? Maar: wat kost het ons om op deze manier te blijven werken?

Naarmate het bedrijf groeide, kostte de bestaande werkwijze steeds meer tijd. Informatie stond op verschillende plaatsen, werkzaamheden sloten niet altijd logisch op elkaar aan en medewerkers waren voor actuele informatie regelmatig afhankelijk van bestanden, systemen of collega's.

Geen van die punten vormde op zichzelf een groot probleem. Bij elkaar zorgden ze echter wel voor steeds meer handmatig werk, afstemming en onrust.

De verborgen kosten van doorgaan zoals het gaat

Samen hebben we gekeken naar de dagelijkse processen en de tijd die verloren ging aan handelingen die eigenlijk niet nodig zouden moeten zijn.

Denk aan informatie opzoeken, gegevens meerdere keren invoeren, schakelen tussen verschillende oplossingen en onderlinge afstemming om vast te stellen wat de actuele situatie is.

Daarmee werd ook de financiële afweging duidelijker.

De bestaande oplossingen leken goedkoop omdat ze er al waren. Maar de kosten zaten vooral in de tijd die medewerkers iedere dag kwijt waren aan de manier waarop ermee gewerkt moest worden.

Toen we die tijd naast de investering in het platform van digitaliseerMKB legden, bleek dat de nieuwe oplossing naar verwachting binnen één jaar kan worden terugverdiend.

Meer rust bleek minstens zo belangrijk

De terugverdientijd maakte de investering financieel interessant, maar voor de organisatie speelde nog iets anders.

Rust.

Door processen en informatie op één centrale plaats samen te brengen, hoeven medewerkers minder te zoeken, minder onderling te controleren en minder te schakelen tussen verschillende oplossingen.

Er ontstaat één duidelijke werkwijze en meer inzicht in wat er binnen de organisatie gebeurt. Dat maakt het dagelijkse werk overzichtelijker en vermindert tegelijkertijd de afhankelijkheid van individuele medewerkers en informele afspraken.

Juist bij verdere groei wordt dat steeds belangrijker.

Bestaande gegevens gewoon meenemen

Een overstap naar een nieuw platform betekent niet dat een organisatie opnieuw moet beginnen.

Vooraf bekijken we welke bestaande klantgegevens, projecten, documenten en andere relevante informatie beschikbaar zijn en welke gegevens naar het nieuwe platform moeten worden overgebracht.

Waar mogelijk worden deze gegevens rechtstreeks gemigreerd. Medewerkers hoeven daardoor niet handmatig opnieuw allerlei informatie in te voeren.

De migratie is tegelijkertijd een logisch moment om bestaande gegevens op te schonen. Informatie die niet meer relevant is, hoeft immers ook niet mee naar de nieuwe situatie.

Implementeren zonder de bedrijfsvoering stil te zetten

Voor een loodgietersbedrijf moet de dagelijkse operatie gewoon doorgaan. Klanten moeten geholpen worden, monteurs moeten hun werk kunnen uitvoeren en de administratie kan niet wekenlang worden stilgelegd voor de invoering van nieuwe software.

Daarom wordt het platform gefaseerd ingericht en ingevoerd.

Samen bepalen we welke processen als eerste worden overgebracht. We richten de omgeving in, verzorgen de benodigde koppelingen en begeleiden de organisatie bij de overstap.

Zo blijft de implementatie beheersbaar en kan de dagelijkse bedrijfsvoering doorgaan.

Een korte leercurve voor medewerkers

Nieuwe software heeft alleen waarde als medewerkers er eenvoudig mee kunnen werken.

Het platform wordt daarom ingericht rondom de werkzaamheden van de organisatie. Gebruikers krijgen een centrale omgeving met de informatie en functies die zij daadwerkelijk nodig hebben.

Dat houdt de leercurve kort.

Waar nodig begeleiden en trainen we medewerkers bij de ingebruikname. De nadruk ligt daarbij niet op het leren van ingewikkelde software, maar op het eenvoudig uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden binnen de nieuwe werkwijze.

Niet de concurrent, maar de huidige werkwijze

Bij deze klant ging de uiteindelijke keuze niet tussen digitaliseerMKB en een andere softwareleverancier.

Het alternatief was simpelweg: doorgaan zoals het bedrijf al werkte.

En dat is voor veel mkb-bedrijven een heel reëel alternatief. Zolang de huidige werkwijze functioneert, lijkt er weinig noodzaak om te veranderen.

Totdat je berekent hoeveel tijd, capaciteit en aandacht die werkwijze inmiddels kost.

Voor dit loodgietersbedrijf werd daarmee de afweging helder. De bestaande oplossingen konden nog wel een tijd mee, maar pasten steeds minder goed bij de organisatie die het bedrijf aan het worden was.

Door processen en informatie samen te brengen in één platform ontstaat een werkwijze die niet alleen efficiënter is, maar ook meer overzicht en rust geeft en gemakkelijker kan meegroeien met de organisatie.

Werkt uw huidige manier van werken eigenlijk nog prima? Dan is dat misschien juist het goede moment om te onderzoeken wat het kost om ermee door te gaan.